Software voor eenvoudig declareren

Onkostendeclaraties zijn voor veel organisaties onderdeel van een foutgevoelig en arbeidsintensief proces.

Ingewikkelde declaratieformulieren, onduidelijkheid over wie de declaratie dient te beoordelen en lang moeten wachten op goedkeuring. Door digitaal te declareren met een declaratiesysteem wordt dit proces eenvoudig en overzichtelijk.

Hero-image-medewerker-gebruikt-smartphone-met-declaratie-app-voor-declaratie-indienen-met-spend-cloud

De voordelen van een declaratiesysteem

De voordelen van een declaratiesysteem

Met de Spend Cloud App kunnen medewerkers direct een foto van de bon maken na een aankoop. Daarmee dienen ze eenvoudig onkostendeclaraties in. Daarnaast is er geen administratieve kennis nodig om de gemaakte onkosten te declareren.

Wanneer de organisatie vooraf de kilometervergoeding instelt, kan de Spend Cloud weer een stap van het declaratieproces automatiseren. De declaratiesoftware berekent de onkosten namelijk voor je. Als medewerkers hun route invoeren, kunnen ze hun kilometers direct eenvoudig declareren. 

Door de vooraf ingestelde workflow komen onkostendeclaraties automatisch bij de juiste persoon. De beoordelaar kan de declaratie met slechts één klik beoordelen. Laat deze actie toch even op zich wachten? Dan ontvangt de beoordelaar een herinnering om alsnog tijdig actie te ondernemen. 

Alle onkostendeclaraties zijn eenvoudig terug te vinden in het digitaal archief.

Ontvang de factsheet direct!

De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.

Indienen in een declaratiesysteem, hoe werkt het?

1. Invoeren in het declaratiesysteem

Via de app kunnen medewerkers een foto van de bon maken en de declaratie direct indienen. 

2. Verzenden / beoordelen

De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een onkostendeclaratie klaar voor akkoord in het declaratiesysteem.

3. Controleren

Afhankelijk van het beleid van de organisatie:

  1. Controleert de administratie de onkostendeclaraties
  2. Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.

4. Inzien

Onkostendeclaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft.

1. Invoeren in het declaratiesysteem

Medewerkers gebruiken een declaratiesysteem met duidelijk opties en herkenbare kostensoorten voor het indienen van onkostendeclaraties. Hierdoor is het eenvoudig om de juiste keuzes te maken. Met de Spend Cloud App maken medewerkers een foto van de bon om hun kosten te verantwoorden. 

Kortom: medewerkers hebben geen administratieve of technische kennis nodig om hun onkostendeclaraties in te dienen. Het declaratiesysteem kent de kosten op de achtergrond aan de juiste grootboekrekening toe. 

2. Verzenden/beoordelen

Aan de hand van de vooraf ingestelde workflow komen onkostendeclaraties na verzending automatisch bij de juiste beoordelaar terecht. De beoordelaar ontvangt een melding via de mail: er staat een declaratie klaar voor akkoord in het declaratiesysteem. Indien de beoordelaar niet op tijd actie onderneemt, krijgt deze een herinnering. De werknemer kan al deze stappen volgen en ziet bij wie de declaratie op akkoord wacht.

3. Controleren

Afhankelijk van het beleid van de organisatie:

  1. Controleert de administratie de onkostendeclaraties
  2. Of worden deze na akkoord automatisch doorgestuurd naar het financiële systeem voor betaling.

4. Inzien

Onkostendeclaraties worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief. Hier is precies terug te zien wie wat, wanneer gedeclareerd heeft. Ook heeft de administratie hier inzage in de voortgangsrapportages waarbij te zien is hoe lang leidinggevenden doen over de beoordeling. Alles is dus in te zien in het declaratiesysteem. 

Benieuwd hoe we jouw declaratiedata veilig houden? Lees meer over onze ISAE 3402 type II verklaring.

Ontvang de factsheet direct!

De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.

Ben je benieuwd naar een prijsindicatie specifiek voor jouw organisatie? 

Eén Spend Cloud

Spend Cloud
Spend Cloud Cards

Geef medewerkers de vrijheid om met slimme betaalpassen te betalen, terwijl Finance controle over uitgaven heeft. Spend Cloud Cards zijn volledig door de organisatie zelf te beheren. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Declareren

Maak het declaratieproces gebruiksvriendelijk en behapbaar. Combineer declaratiesoftware en slimme Spend Cloud Cards zodat medewerkers tijd besparen die ze aan kerntaken kunnen besteden. Combineer Spend Cloud Expense en Purchase to Pay om alle uitgavenstromen in één Spend Cloud te beheren.

Expense Pakket

‘Het nieuwe declareren’. Medewerkers betalen met slimme betaalpassen en declareren alleen als het niet anders kan. Meer vrijheid voor medewerkers, meer controle over uitgaven voor Finance.

Klaar voor een gebruiksvriendelijk declaratieproces, gecombineerd met betaalpassen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced maak je gebruik van factuurverwerking- én inkoopsoftware. Dat geeft je de zekerheid van 3-way matching, controle over bestelgedrag, een gestroomlijnd inkoopproces en bestelopties bij 200+ webshops.

Benieuwd hoe contractmanagement software kan bijdragen?

Factuurverwerking

Krijg overzicht en controle over het tijdrovende factuurverwerkingsproces. De Spend Cloud neemt factuurgegevens automatisch één op één over en doet met kunstmatige intelligentie boekingsvoorstellen. Zo kun jij facturen sneller coderen. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en inkoopsoftware.

Inkoop

Garandeer het naleven van het inkoopbeleid met inkoopsoftware van de Spend Cloud en voorkom dat je pas bij de factuurverwerking achter fouten komt. Medewerkers bestellen bijvoorbeeld via een OCI-koppeling en registreren de ontvangst eenvoudig in de Spend Cloud App. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met contractmanagement- en factuurverwerking software.

Contractmanagement

Maak het beheren van contracten eenvoudig en overzichtelijk, zodat je niets over het hoofd ziet. Dan zijn ongewenste contractverlengingen verleden tijd en mogelijkheden om te besparen duidelijk. Een volledig automatisch Purchase to Pay proces is binnen handbereik met inkoop- en factuurverwerking software.

Spend Analytics

“Met de ABC-analyse word je op je wenken bediend,” volgens Spend Cloud gebruikers. Optimaliseer je inkoopstromen, minimaliseer je verwerkingskosten en weet altijd zeker dat je de juiste, volledige en meest actuele informatie hebt voor een audit. Spend Cloud analyses zijn onmisbaar in een gedigitaliseerd Purchase to Pay proces.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Purchase to Pay - Basic

Met Purchase to Pay Basic maak je gebruik van factuurverwerking met al diens voordelen. Een digitaal archief, snellere doorlooptijd, minder handmatige handelingen, beoordelen via de Spend Cloud App, XML-facturen.
Benieuwd wat er gebeurt als je dit proces koppelt aan contractmanagement- en inkoopsoftware?

Purchase to Pay - Advanced

Met Purchase to Pay Advanced perfectioneer je het volledige Purchase to Pay-proces door geavanceerde factuurverwerking en contractmanagement te integreren. Profiteer van kunstmatige intelligentie voor snelle boekingsvoorstellen en gestructureerd contractbeheer om ongewenste verlengingen te voorkomen.

Deze allesomvattende oplossing biedt een geconsolideerde Spend Cloud-omgeving, waarmee je niet alleen de efficiëntie optimaliseert, maar ook kosten strategisch beheert.

Purchase to Pay - Professional

Met Purchase to Pay Professional maak je gebruik van factuurverwerking-, inkoop- én contractmanagement software.

Daarmee kun je processen end-to-end automatiseren en voorkomen dat contracten ongewenst worden verlengt. Overzicht ten alle tijden, overal, dankzij één Spend Cloud-omgeving.

Spend Cloud

De Spend Cloud is jouw ultieme spend assistent. Eén digitale omgeving voor alle uitgaven van jouw organisatie. Van het gehele Purchase to Pay proces tot slimme betaalpassen voor medewerkers.

Klik hier op de verschillende onderdelen om meer over de Spend Cloud te ontdekken.

Ontvang de factsheet direct!

De smartphone app, integratie met meer dan 50 ERP-systemen en nog veel meer, bekijk alle voordelen in de factsheet.