Stichting SROL

Het administratiekantoor SROL wil besturen van basisscholen een zo goed mogelijk inzicht geven in hun financiële situatie. Daartoe nemen we onze klanten de zorg voor een correcte financiële administratie zoveel mogelijk uit handen. Waar dat niet mogelijk is en administratieve handelingen uitsluitend door de scholen zelf kunnen worden uitgevoerd, streven wij consequent naar vereenvoudiging van deze taken. Een voorbeeld van een taak in deze laatste categorie is de afhandeling van het kasverkeer.

Het te vroeg, te laat of onjuist registreren van inkomsten en uitgaven kan ertoe leiden dat begin- en eindsaldi ten opzichte van aansluitende perioden niet meer kloppen. Maar dat niet alleen. Foutieve of te laat ingediende kasstaten beïnvloeden de algehele financiële registratie voor die school en voorkomen uiteindelijk dat de maandelijkse financiële rapportages een betrouwbaar beeld geven. Een vervelende situatie, zowel voor het schoolbestuur als voor ons.

SROL heeft daarom onderzocht hoe zij scholen bij de registratie van kasmutaties en het indienen van kasstaten nog beter kan ondersteunen. De oplossing vonden wij in een product van het softwarebedrijf ProActive. Het is een gebruikersvriendelijke applicatie, die makkelijk te leren is en vrijwel geen boekhoudkundige voorkennis vraagt.

De telling van de saldi en de aansluiting van de begin- en eindsaldi met voorgaande en navolgende perioden gebeurt nu volledig automatisch. Ook het aantal coderingsfouten is flink teruggelopen, omdat de gebruiker een kosten- soort eenvoudig uit een beperkte lijst selecteert. Een voordeel voor SROL is bovendien dat wij de mutaties direct in ons boekhoudprogramma kunnen importeren en dat wij de voortgang van de registratie van de verschillende periodes goed kunnen bewaken.