Categories
Met ProActive Declareren kunnen medewerkers onkostendeclaraties digitaal indienen. Waar en wanneer zij willen. Het systeem is bijzonder gebruiksvriendelijk: Vrijwel iedereen in de organisatie moet er immers makkelijk mee om kunnen gaan!
(Klik op een scherm voor een vergroting)
Met deze module wordt niet alleen declareren voor uw medewerkers gemakkelijker, maar het beoordelen van een declaratie door hun leidinggevenden ook. Bovendien krijgt u door de digitalisering van declaraties en de verwerking daarvan inzicht in het declaratiegedrag van de gehele organisatie én van dat van individuele medewerkers.
Met deze ProActive software dient een medewerker zijn onkostendeclaratie digitaal in. Vervolgens wordt die door middel van een workflow automatisch naar de juiste leidinggevende gestuurd voor akkoord. Die krijgt daarvan onmiddellijk een melding via de e-mail.Voor de werknemer is dat tevens het bewijs dat hij zijn declaratie heeft ingediend. Maar leidinggevenden krijgen ook een automatische herinnering als ze de declaratie niet tijdig in behandeling hebben genomen.
De medewerker kan zijn bonnetjes en andere bescheiden inscannen en meezenden. Een bijkomend voordeel is dat de software de mogelijkheid biedt om reisafstanden en reiskosten automatisch te berekenen.
Alle ingescande bestanden worden opgeslagen conform de fiscale wet- en regelgeving, maar het is altijd mogelijk om een akkoord van de Belastingdienst te krijgen voor het vernietigen van fysieke stukken.
Omdat deze module alle declaraties centraal verwerkt, heeft u automatisch inzicht in de voortgang van het indienen en de afhandeling van alle declaraties binnen een gegeven periode. Bovendien bouwt u met ProActive Declareren automatisch een digitaal archief op met alle onkostendeclaraties en onderliggende stukken.
Na de controle van de declaraties kunnen de uitbetalingen worden gekoppeld aan die van salarissen. ProActive heeft standaard koppelingen met de meeste gangbare salarispakketten. Dat scheelt dubbel invoerwerk en het systeem verdient zich dan ook snel terug. Wij zijn altijd bereid een return-on-investment berekening voor u te maken.
 |  ‘Bij het Shared Service Centrum verzorgen wij de administratie voor de verschillende onderdelen van onze GGZ-instelling. De grote uitdaging voor ons is om een zo hoog mogelijke klanttevredenheid te krijgen tegen zo laag mogelijke kosten. Wij proberen dit voor elkaar te krijgen door zo slim mogelijk en zo effectief mogelijk te werken. | De verschillende ProActive modules, waaronder het Declareren, spelen hier een grote rol bij. Een aantal jaar gelden hebben wij naar grote tevredenheid ProActive Declareren ingezet en hier vorig jaar zelfs een interne projectprijs mee gewonnen. Wij streven steeds naar verdere verbetering. Zo hebben we net een pilot waarbij we de bewijsstukken inscannen succesvol afgerond. Aangezien we van de belastingdienst een goedkeuring hebben ontvangen hoeven wij deze niet meer fysiek te archiveren!’ |